EU AI Act Schulung: was Artikel 4 vom Betrieb verlangt

In deinem Vertrieb tippt seit Monaten jemand Angebotstexte in ein Chatfenster, und in der Buchhaltung sortiert ein Tool die Eingangsrechnungen vor. Aufgeschrieben hat das nie jemand. Seit dem 2. August 2026 gelten die Hochrisiko- und Transparenzpflichten des EU AI Act, und seitdem landen die ersten Fragen dazu bei Geschäftsführern, die mit dem Thema eigentlich nichts zu tun haben wollten.

Die Unruhe hat einen realen Kern. Rechtliche Unsicherheit ist laut Bitkom-Studie 2025 mit 53 Prozent die größte KI-Hürde in Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, gleichauf mit fehlendem technischem Know-how. Genau diese beiden Lücken meint Artikel 4 des EU AI Act, wenn er KI-Kompetenz bei den Beschäftigten verlangt.

Was Artikel 4 tatsächlich verlangt

Artikel 4 verpflichtet Unternehmen, für ausreichende KI-Kompetenz bei ihren Beschäftigten zu sorgen. Eine Stundenzahl steht dort nicht, ein Prüfungsformat auch nicht. Die Leute sollen verstehen, womit sie arbeiten. Vor allem sollen sie die Stellen kennen, an denen das Werkzeug danebenliegt. Wer Angebotstexte aus einem Chatmodell übernimmt, sollte wissen, dass ein Modell Lieferzeiten erfindet, wenn man es lässt.

Vermutlich denkst du bei dem Thema zuerst an Bußgelder. Der EU AI Act nennt bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des Jahresumsatzes als Obergrenze für Verstöße. Diese Obergrenze zielt auf verbotene Praktiken und auf Hochrisiko-Systeme, also auf Software, die über Bewerbungen oder Kreditanträge mitentscheidet. Für die Kompetenzpflicht ist sie die falsche Messlatte, weil aus Panik selten brauchbare Betriebsregeln entstehen.

Die Pflicht trifft weniger Leute als gedacht

Gemeint sind die Menschen, die KI-Systeme im Auftrag des Unternehmens bedienen. Das ist die Sachbearbeiterin, die Kundenmails vorformulieren lässt, und es ist die Geschäftsführung, die solche Werkzeuge einkauft. Wer mit keinem dieser Systeme arbeitet, braucht dazu auch keine Schulung.

Die Geschäftsführung gehört ausdrücklich dazu, auch wenn sie selbst kein Chatfenster öffnet. Wer entscheidet, welches System eingekauft wird, muss einschätzen können, was es mit euren Daten macht. Genauso wichtig ist, wo seine Ergebnisse unzuverlässig werden. Das lässt sich schlecht an die IT abgeben, weil die IT die Zusagen an eure Kunden nicht kennt.

Von einem Zertifikatskurs für die gesamte Belegschaft würde ich abraten, weil er nach Kopfzahl kostet, ohne etwas über eure Werkzeuge zu sagen. Ein Video über die Risikoklassen des EU AI Act hilft der Sachbearbeiterin nicht weiter, wenn sie wissen will, ob eine Kundenadresse in ein bestimmtes Chatfenster darf. Diese Frage beantwortet ihr nur am eigenen Material.

Ein Workshop-Tag deckt den Kern ab

Für die meisten Betriebe reicht ein Tag, wenn er am eigenen Material stattfindet. Vormittags tragt ihr zusammen, welche Werkzeuge tatsächlich laufen. Diese Inventur klingt unspektakulär und ist meistens der Moment, in dem jemandem einfällt, dass die Marketing-Agentur seit einem halben Jahr Produkttexte generiert. Am schnellsten kommst du an die Liste über die Abo-Abrechnungen der Firmenkreditkarte und über eine offene Runde im Team, wer welches Programm benutzt.

Zwischen Vormittag und Nachmittag liegt der Teil, den die meisten Betriebe überspringen: die Frage, welche Daten das Haus überhaupt verlassen dürfen. Eine Antwort, die im Alltag hält, bleibt kurz. Sie benennt ihre Ausnahmen. Kundennamen und Preise bleiben draußen, allgemeine Formulierungen dürfen rein. Bei Bewerbungsunterlagen fragt ihr vorher nach. Wer solche Sätze nicht aufschreibt, diskutiert sie in jedem Einzelfall neu.

Nachmittags nehmt ihr zwei echte Fälle aus dem laufenden Betrieb auseinander. Eine Kundenmail, die ein Modell formuliert hat, und ein Angebot mit einer Zahl, die niemand nachgerechnet hat. An solchen Beispielen lernen Leute mehr als an jeder Folie über Halluzinationen, weil sie den Fehler im eigenen Tonfall lesen.

Am Ende des Tages bleibt etwas Nachlesbares übrig, sonst war es ein netter Nachmittag.

• eine Liste der Werkzeuge, die im Betrieb laufen, mit einer verantwortlichen Person je Werkzeug

• eine Seite Regeln, welche Daten in welches System dürfen

• zwei Beispiele aus dem eigenen Haus, an denen ein Fehler sichtbar wird

• ein Datum, an dem ihr die Liste noch einmal anschaut

Die verantwortliche Person je Werkzeug ist der Punkt, an dem solche Listen sonst sterben. Ohne einen Namen daneben aktualisiert niemand die Zeile, und nach ein paar Monaten steht dort Software, die längst abbestellt ist. Fehlende personelle Ressourcen nennen 51 Prozent der Unternehmen als KI-Hürde (Bitkom 2025), und genau daran scheitert die Pflege häufiger als am guten Willen. Deshalb gehört jedes Werkzeug einer Person, die es im Zweifel abschaltet.

Papierlage

Der Nachweis fällt kleiner aus, als die Aufregung vermuten lässt. Eine Teilnehmerliste mit Datum und die Regelseite im Intranet ergeben zusammen mehr Beleg, als die meisten Betriebe heute vorlegen können. Im Zweifel zählt, dass ihr die Kompetenz ernsthaft aufgebaut habt und dass es jemanden gibt, der dazu Auskunft geben kann. Eine bestandene Prüfung verlangt niemand.

Leg die Unterlagen dorthin, wo auch die Unterweisungen zur Arbeitssicherheit liegen, weil beide derselben Logik folgen. Einmal in Ruhe erklärt, danach in Abständen aufgefrischt. Die Papierlage veraltet schnell. Neue Leute fangen an, und Werkzeuge ändern sich schneller als Betriebsanweisungen. Ein fester Termin pro Jahr hält die Liste aktuell, solange er im Kalender steht statt auf einer Merkliste.

Ehrliche Einordnung

Bei fünf Leuten mit einem einzigen Chatwerkzeug brauchst du keinen Workshop-Tag. Ein Nachmittag genügt, an dem ihr die Regeln aufschreibt. Dabei geht ihr einmal gemeinsam durch, was das Werkzeug mit Kundendaten anstellt. Von außen kommt in so einem Fall vor allem die Kenntnis der typischen Sackgassen dazu: welche Regel nach drei Wochen niemand mehr befolgt und was im Ernstfall zuerst geprüft wird.

Der Tag deckt die Kompetenzpflicht ab, und für Betriebe, die KI-Systeme selbst bauen oder als Teil ihres Produkts verkaufen, reicht er nicht. Ob eines eurer Systeme als Hochrisiko-Anwendung gilt, ist eine eigene Prüfung mit juristischem Beistand. Ich schreibe hier als Umsetzer, die Einstufung gehört in eine Kanzlei.